Politique de Confidentialité & Conformité RGPD

1. Engagement Institutionnel et Responsable du Traitement

L'association FITS N FORME, régie par la Loi du 1er juillet 1901 et enregistrée sous le numéro RNA W014001378, accorde une importance capitale à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des administrés, adhérents, bénévoles et visiteurs de son portail documentaire.

La présente Politique de Confidentialité a pour objet de vous informer avec clarté et transparence sur la manière dont vos données sont collectées, traitées et protégées, conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 - « RGPD ») et de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

• Responsable du traitement : Association FITS N FORME
• Adresse statutaire : 19 RUE NOEL PERROTOT, 01460 MONTREAL-LA-CLUSE, France
• Référent à la protection des données : Secrétariat général FITS N FORME
• Courriel dédié : mentoskhan0@gmail.com

2. Données Personnelles Collectées et Finalités du Traitement

Dans le cadre strict de ses missions d'utilité publique, l'association FITS N FORME ne collecte que les données strictement adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités poursuivies (principe de minimisation des données) :

• Traitement des demandes d'information (Formulaire de contact) : Collecte de votre nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone (optionnel) et message. Ces données permettent à nos bénévoles de vous apporter une réponse personnalisée sur nos programmes d'activités ;
• Gestion des inscriptions et de la vie associative : Renseignement du bulletin d'adhésion annuel (coordonnées postales, contact d'urgence) afin d'établir la liste des membres, de délivrer les attestations de participation et de vous convoquer aux assemblées générales statutaires ;
• Données de santé et aptitudes physiques : Dans le cadre de la pratique d'activités physiques adaptées, les questionnaires de santé (type QS-SPORT) et certificats médicaux d'aptitude sont recueillis avec votre consentement exprès. Ces documents confidentiels sont exclusivement réservés aux éducateurs qualifiés pour sécuriser votre pratique motrice et sont conservés sous pli fermé ;
• Données de navigation technique : Fichiers journaux du serveur (adresses IP anonymisées, date et heure des connexions) strictement nécessaires au bon fonctionnement technique et à la sécurité du site.

3. Bases Légales des Traitements

Les traitements de données mis en œuvre par FITS N FORME reposent sur les bases juridiques suivantes :

• Le consentement de l'intéressé (Art. 6.1.a du RGPD) : pour les formulaires de prise de contact en ligne et l'évaluation des besoins spécifiques de santé lors des ateliers ;
• L'exécution du contrat d'adhésion statutaire (Art. 6.1.b du RGPD) : pour la gestion administrative des membres et la souscription de l'assurance responsabilité civile obligatoire ;
• Le respect d'obligations légales (Art. 6.1.c du RGPD) : pour la tenue de la comptabilité associative et la conservation des pièces justificatives de subventions publiques ;
• L'intérêt légitime de l'association (Art. 6.1.f du RGPD) : pour assurer la sécurité de son infrastructure informatique et prévenir d'éventuels actes malveillants.

4. Non-Commercialisation et Destinataires des Données

FITS N FORME applique une règle d'or absolue : aucune donnée personnelle n'est jamais vendue, louée, échangée, cédée ou partagée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

Les seuls destinataires de vos données sont les membres habilités du Bureau Exécutif et les bénévoles encadrants expressément mandatés. Les données administratives relatives aux effectifs globaux peuvent être transmises de manière strictement anonymisée et agrégée à l'Agence Régionale de Santé (ARS) ou aux collectivités territoriales financeuses au titre des bilans d'évaluation de nos conventions d'utilité publique. Aucun transfert de données vers un pays tiers situé en dehors de l'Union Européenne n'est opéré par l'association.

5. Durées de Conservation des Données

Vos données à caractère personnel sont conservées pour une durée strictement proportionnée aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Demandes de contact : 3 ans à compter de la date du dernier contact émanant de votre part ;
• Dossiers d'adhésion et données sport-santé : Durée de la saison associative annuelle, puis archivage pour une durée de 5 ans en cas de nécessité probatoire en matière d'assurance ;
• Documents comptables et reçus statutaires : 10 ans, conformément aux obligations légales du Code de Commerce et du Code Général des Impôts ;
• Journaux techniques de connexion : 12 mois maximum, conformément aux obligations légales de conservation des logs de serveurs.

6. Vos Droits Informatiques et Libertés

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez à tout moment de l'ensemble des droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès : vous pouvez obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie complète ;
• Droit de rectification : vous pouvez demander la mise à jour ou la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : vous pouvez exiger la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation imposées à l'association ;
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données dans certaines circonstances définies par la loi ;
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données pour des motifs légitimes ;
• Droit à la portabilité : vous pouvez demander à recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l'un de ces droits, adressez votre demande par écrit, accompagnée d'un justificatif d'identité, soit par courriel à : mentoskhan0@gmail.com, soit par voie postale à : FITS N FORME, Référent RGPD, 19 RUE NOEL PERROTOT, 01460 MONTREAL-LA-CLUSE.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle française : la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07 (site internet : www.cnil.fr).

7. Politique Relative aux Cookies et Traceurs

Le portail documentaire de FITS N FORME n'utilise aucun cookie publicitaire, aucun traceur de reciblage commercial et aucun outil intrusif de profilage comportemental. Seuls des cookies strictement techniques nécessaires à la navigation et à la sécurité de la session sont susceptibles d'être déposés sur votre terminal. Ces traceurs techniques sont exemptés de consentement préalable selon les recommandations de la CNIL.